Razones para tener el correo electrónico en la nube

Este es un tema que genera grandes controversias en internet, y que sin duda, especialmente es una fuente de quebraderos de cabeza para muchos directores de sistemas que deben de decidir si mantener el correo electrónico en un servidor de la organización o bien en la nube.

En primer lugar, un punto relevante para poder decidir es el enfoque económico relacionado con mantener el correo electrónico dentro de la red de la organización.

A priori, existe una inversión en hardware y licencias. A ello se le debiera de sumar el coste directo de consumo de electricidad o del CPD, así como la amortización del hardware durante los años que se preveé, que es una partida directa en las cuentas anuales de toda empresa.

Consecuentemente de tener un sistema de correo interno se deriva la necesidad de tener personal responsable de mantener los sistemas de backup, antivirus y antispam. Sistemas que, por otro lado, precisan generalmente de un software específico con su correspondiente coste. Costes que en menor medida también se extenderán durante los siguiente años, como puede ser el del personal asignado.

Todos estos costes una vez calculado y sumados, se debería obtener el coste unitario por buzón de correo electrónico, que será el dato que ayudará en la toma de decisiones.

Es cierto, que a no ser que sea una empresa de reciente creación, la inversión está ya realizada, y existirán ya sistemas y personal dedicado a ellos. Situación a valorar y tener muy en cuenta para una posible migración a corto plazo.

En segundo lugar, el enfoque de la disponibilidad del correo electrónico.

Aunque ya en muchas organizaciones se ha solucionado el tema de acceso remoto al correo, o bien, gracias a los avances tecnológicos en la movilidad se puede configurar en el teléfono móvil, no deja de ser verdad que el acceso a los correos como Hotmail, Yahoo o Gmail resulte más sencillo y práctico.

Por último, una vez que valoremos estas dos premisas, se deberán superar los pensamientos que genera la nube en cuanto a la seguridad y la posible pérdida de datos, aspectos que deberán estar claramente consensuados y aclarados con los proveedores de cloud-computing, como pudiera ser Microsoft o Google y sus correspondientes aplicaciones, Office 365 o GoogleApps. Aplicaciones que por otro lado ofrecen distintas opciones en función del tamaño de la empresa.